Proveedores

La configuración de los proveedores en un ERP es una tarea que requiere la participación de varios departamentos. Aunque suele asignarse al departamento de Compras, su correcta implementación también involucra a Finanzas y Calidad.

Si queremos que el ERP funcione de manera eficiente, es aquí donde se hace evidente por qué el trabajo en equipo entre distintos departamentos genera mejores resultados. ¿Qué le corresponde a cada departamento?:

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Compras

Podemos considerar al departamento de Compras como el embajador de la empresa ante los proveedores. Este equipo mantiene el contacto directo y, por lo tanto, es responsable de:

• Gestionar la información básica del proveedor: nombre, dirección y datos de contacto.
• Mantener actualizada la lista de productos y precios.
• Negociar condiciones favorables basadas en volúmenes de compra.

Además, debe obtener los términos de pago (Incoterms) y la información bancaria necesaria para procesar las facturas. Sin embargo, la actualización de estos datos en el ERP es responsabilidad del departamento de Finanzas.

Por otro lado, Compras debe trabajar en conjunto con Producción para responder preguntas clave como:

• ¿Qué información podemos obtener sobre nuestros niveles actuales de consumo de cada material?
• ¿Cuál será la producción planificada en los próximos 6 meses o 1 año?
• ¿Cómo podemos utilizar esta información para negociar mejores precios con nuestros proveedores?

Aquí es donde el poder de negociación se traduce en resultados tangibles. Sabemos que comprar en mayores volúmenes puede reducir costes, pero también hay que equilibrarlo con los gastos de almacenamiento y el riesgo de adquirir materiales que, con el tiempo, podrían no cumplir con los estándares de calidad requeridos. Comprender conceptos como el Efecto Látigo y establecer negociaciones gana-gana con los proveedores puede ser beneficioso para ambas partes.

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Calidad

En industrias que requieren un control estricto de trazabilidad y calidad, la participación del departamento de Calidad es crucial. Uno de los aspectos clave es la correcta definición de las Especificaciones del Material (Material Specifications, MS), que determinan las características esenciales que el proveedor debe garantizar en la fabricación del material adquirido.

Los MS incluyen aspectos como:

• Medidas específicas y tolerancias.
• Características físicas como grosor y resistencia.
• Requisitos de certificación (ISO y otros estándares).
• Criterios de aceptación y rechazo.

Definir y comunicar estos parámetros es esencial para garantizar la calidad a lo largo del proceso productivo y justificar la devolución de productos en caso de incumplimiento, sin costes adicionales para la empresa.

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Finanzas

Aquí es donde comienza la magia. Toda la información ingresada en el ERP tiene un propósito final: facilitar la toma de decisiones. La mejor manera de lograrlo es traduciendo las variables en una unidad de medida universal: el dinero.

Uno de los grandes beneficios de los ERPs es la capacidad de evaluar si se están cumpliendo los presupuestos. Para ello, Finanzas debe establecer cómo se reflejará la información en los estados financieros. Como vimos en «La Guía del Emprendedor», las operaciones con proveedores pueden tener distintos destinos contables:

Cuentas por Pagar (CxP)

Es la sección de la contabilidad que refleja cuánto dinero se le debe a un proveedor. Cuando se registra una compra en el ERP, esta puede clasificarse como CAPEX, OPEX o Inventario, y su contraparte debe registrarse en una cuenta de pasivo que refleje el monto adeudado.

Dependiendo del Plan Contable utilizado (Chart of Accounts), se asignarán códigos específicos. Por ejemplo, en sistemas como SAP o aquellos basados en IFRS, se emplean cuentas diferentes a las del Plan Contable español, donde suelen usarse las cuentas 400 o 410.

Es fundamental seleccionar correctamente la cuenta de CxP y establecer el mapeo adecuado entre los distintos planes contables, especialmente si la empresa utiliza más de uno para presentar la información financiera de diferentes maneras.

Por ejemplo, una empresa con sede en España puede utilizar el Plan Contable Español, pero, al mismo tiempo, necesitar un plan ajustado a IFRS para cumplir con los requisitos de su filial en Estados Unidos.

CAPEX o Activos

En contabilidad, los activos representan los bienes que pertenecen a la empresa, como el dinero en el banco, inventarios, cuentas por cobrar, la maquinaria, los inmuebles, etc. Sin embargo, en el contexto de las compras, cuando hablamos de activos, nos referimos a adquisiciones cuyo coste se reconocerá como gasto de manera progresiva.

A diferencia de los gastos operativos (OPEX), el valor total de un activo comprado se registra inicialmente en el Balance, y su coste se va reconociendo gradualmente en el Estado de Resultados a través de la depreciación o amortización.

Un ejemplo clásico es la compra de maquinaria o edificios. Si una empresa registrara la compra de maquinaria como un gasto inmediato, esto distorsionaría sus estados financieros y podría llevar a decisiones erróneas. Al final del día, las finanzas y la contabilidad deben ser herramientas que faciliten la identificación de patrones para ajustar las decisiones estratégicas.

Si se registrara un gasto masivo, como la compra de maquinaria, directamente en el Estado de Resultados, se podría generar la falsa impresión de que la empresa ha tenido pérdidas ese mes, al haber superado los gastos en comparación con las ganancias. Sin embargo, al registrar la maquinaria en el Balance y reconocer su valor a lo largo de su vida útil, se obtienen dos beneficios clave:

• Se puede evaluar cómo el coste de esa maquinaria contribuye a la generación de valor en la empresa.
• Una vez que el activo ha sido completamente depreciado, se puede considerar el momento adecuado para su renovación.

OPEX

Los gastos operativos (OPEX) representan todos aquellos costes relacionados con la operación diaria de la empresa, excluyendo los gastos financieros. En términos simples, toda empresa genera ingresos y, al restar los gastos, obtiene su utilidad. Los OPEX incluyen conceptos como alquiler, costes de transporte y servicios profesionales, entre otros, y se registran directamente en el Estado de Resultados.

La correcta clasificación de estos gastos en una cuenta contable específica es clave para su posterior análisis. Aquí es donde comienza la magia de la contabilidad: todo parte de los presupuestos, donde se define cuánto se planea gastar.

Por ejemplo, si el año pasado observaste que gastaste X cantidad en transporte o alquiler, lo ideal es que cada nueva factura relacionada con estos costes se registre en la misma cuenta contable definida en el presupuesto. De esta manera, podrás evaluar si los gastos reales se alinean con lo planeado.

Los ERPs permiten realizar este mismo análisis con una perspectiva de Costeo ABC (Activity-Based Costing). Esto significa que, además de registrar el coste del alquiler, podrás identificar con precisión cuánto de ese alquiler corresponde a cada departamento.

Más adelante, profundizaremos en cómo estructurar estos registros dentro del ERP. Sin embargo, para que todo funcione correctamente, el proceso debe comenzar aquí: definiendo la cuenta contable en la que se registrarán las operaciones de cada proveedor que impacta en los OPEX.

Inventario

Finalmente, tenemos el material que va a inventario, es decir, aquel que utilizarás para fabricar tu producto final. Este material también se registrará como un activo, pero, a diferencia del CAPEX, su costo no se reconocerá de manera lineal, sino a medida que se vaya utilizando en la producción. Por esta razón, se clasifica dentro del Inventario.

Aquí es donde se diferencian los ERPs financieros de aquellos diseñados para gestionar la transformación de materiales en productos terminados. Si tu empresa simplemente revende los productos que compra, la gestión del inventario es relativamente sencilla, ya que solo implica el control de entradas y salidas.

Sin embargo, si tu empresa utiliza materias primas para transformarlas en un producto final, el ERP se convierte en tu mejor aliado. No solo te permitirá registrar la entrada de materiales, sino también gestionar aspectos clave como:

• Inspecciones de calidad
• Traspasos a producción
• Consumo de materiales

Este tipo de productos serán un tema recurrente a lo largo de este libro. Por ello, dentro del sistema, los registraremos con códigos especiales, lo que nos permitirá controlarlos y analizarlos a lo largo de su ciclo en los procesos de producción.

Información Bancaria

Hemos mencionado que el departamento de Compras es el encargado de mantener la comunicación con los proveedores y de recopilar información clave, incluida la información bancaria necesaria para realizar los pagos. Sin embargo, la responsabilidad de registrar y verificar estos datos en el ERP recae en el departamento de Finanzas.

Actualmente, la mayoría de los ERPs cuentan con automatizaciones que permiten generar documentos para comunicarse con el banco y programar pagos de manera eficiente. Estas herramientas son un gran aliado para el departamento de Finanzas, ya que agilizan el proceso.

No obstante, es crucial verificar tanto la información bancaria como el monto registrado en la factura, ya que la automatización de pagos puede generar errores graves.

Durante mis años como consultor de ERP, recuerdo un caso en el que una contadora realizó un pago de 120,000 dólares a un proveedor debido a un error en el formato de la factura. La factura mostraba 120.000 en lugar de 120,000, lo que llevó a una confusión con los separadores decimales. Afortunadamente, el proveedor devolvió el dinero, pero la tensión en el departamento de Finanzas hasta que se resolvió el problema fue enorme.

Este tipo de errores pueden evitarse con procesos de verificación adecuados, asegurando que los pagos sean correctos y evitando pérdidas innecesarias para la empresa.

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En resumen

Para lograr una correcta configuración de la Solicitud de Compra, es fundamental que cada departamento se encargue de mantener actualizada su sección dentro del ERP:

Compras: Gestión de proveedores y productos

• Mantener actualizada la información básica de los proveedores: Nombre, dirección y datos de contacto.
• Gestionar y actualizar la lista de productos y precios.

Calidad: Mantenimiento de las Especificaciones del Material (MS)

• Definir y actualizar los criterios de calidad, incluyendo:
  • Medidas específicas y tolerancias.
  • Características físicas, como grosor y resistencia.
  • Requisitos de certificación (ISO y otros estándares).
• Establecer los criterios de aceptación y rechazo del material.

Finanzas: Registro y control contable

• Mantener un registro correcto de las cuentas contables, asegurando su correcta clasificación:
  • Cuentas por Pagar (CxP).
  • Cuenta contable según el comportamiento de la compra:
    • CAPEX (Por ejemplo: maquinaria, inmuebles, etc.).
    • Inventario (Materiales y productos).
    • OPEX (Gastos operativos).
• Registrar y verificar la información bancaria de los proveedores para evitar errores en los pagos.

Un correcto mantenimiento de estas áreas dentro del ERP garantiza la eficiencia en la gestión de compras y la confiabilidad de la información para la toma de decisiones.